Das Gemeindearchiv verwahrt kommunales und privates Schriftgut aus der Gemeinde Merzenich sowie ihren Rechtsvorgänger. Hierzu gehören neben Urkunden, Akten, Plänen, Karten, Fotos auch Audio- und Videodateien sowie eine Sammlung von Zeitungsausschnitten. Dabei besteht der größte Teil der archivischen Überlieferung aus den mehr als 700 erschlossenen Akten, die das Kommunalwesen seit Beginn der preußischen Registratur ab 1815 mit der Bürgermeisterei Arnoldsweiler, der Bürgermeisterei sowie dem Amt Merzenich bis zur kommunalen Neugliederung 1972 und darüber hinaus dokumentieren. Eine Archivbibliothek mit Literatur zu geschichtlichen und archäologischen Themen zur Gemeinde Merzenich ergänzt den Archivbestand mit den Recherche- und Forschungsmöglichkeiten.
Wie funktioniert die Recherche in einem Findbuch und wie kann die Archivalie genutzt werden?
Bis lang sind die Bestände des Gemeindearchivs in zwei Findbüchern erschlossen.
Findbuch I: Schriftgut der Gemeinde Merzenich seit Beginn der preußischen Registratur (ab 1815) bis zur kommunalen Neugliederung (1972)
Findbuch II: Schriftgut des Amtes und der Gemeinde Merzenich bis 1986; mit einem Nachtrag zu Findbuch I.
Ein Repertorium (von lat. reperire „(auf)finden“) oder Findbuch ist das Hilfsmittel in einem Archiv, um durch eine einfache Übersicht einmal archivierte Dokumente wiederzufinden. In einem Findbuch, wie auch denen der Gemeinde Merzenich, finden sich unter anderem die Archivsignatur (die Kennzeichnung, unter der die Archivalie wiedergefunden werden kann), der Titel der Archivalie (zum Teil mit zusätzlichen Inhaltsvermerken) sowie die Laufzeit der Akte (über welchen Zeitraum die Akte geführt wurde). Seien Sie bei den Findbüchern der Gemeinde Merzenich nicht irritiert. Im zweiten Findbuch finden Sie die Archivsignatur in zwei Teilen angegeben. Ganz links findet sich die übergeordnete Archivsignatur, dann kommt der Titel und vor der Laufzeitangabe kommt noch die Untereinheit bei der Archivsignatur. Beide Angaben werden jedoch zusammengelesen. Ursache dieser unterschiedlichen Darstellung ist der Umstand, dass die beiden Findbücher von zwei verschiedenen Personen erstellt wurden und diese auch verschiedene Darstellungsformen wählten (s. Auszüge aus den Findbüchern mit Erklärung).
Welche Angaben müssen Sie nun der Archivarin mitteilen, damit Ihnen die gewünschte Archivalie herausgesucht wird?
Der Besuch des Gemeindearchivs ist während der allgemeinen Öffnungszeiten der Gemeindeverwaltung Merzenich nach Terminvereinbarung möglich.
Die Archivarin benötigte die Archivsignatur sowie den Titel der Archivalie. Gerne sucht sie Ihnen dann die gewünschte Archivalie heraus. Sollten Sie bereits vorab die Findbücher durchstöbert haben und Sie wissen, welches Dokument Sie einsehen wollen, geben Sie die Angaben gerne bereits bei der Terminvereinbarung durch. Ansonsten steht Ihnen die Archivarin gerne bei der Findbuchsuche als Ansprechpartnerin zur Verfügung. Die Archivalien können vor Ort eingesehen werden. Kopien sind gegen Gebühr möglich.