Kataloge, Tabellen und Verzeichnisse zeigen sich der Archivarin der Gemeinde Merzenich, Inga Mehlert-Garms, wenn sie das neue Archivprogramm für die Digitalisierung der Archivalien des Merzenicher Heimatarchivs öffnet. Nach Titeln, Laufzeiten, Formaten oder Aktenzeichen wird gefragt. Es können Thesauri angelegt und die Tektonik bearbeitet werden. Was für ein Aufwand, mag da einer denken. Es geht doch nur um die Archivalien. Wird solch eine Archiv-Software überhaupt gebraucht? Gebraucht wird sie auf jeden Fall, erklärt Inga Mehlert-Garms. Der Überblick bei über 10.000 Archivalien, die alleine im Heimatarchiv auf ihre Digitalisierung warten, muss bewahrt werden. Dabei ist der Grundgedanke bei solch einer Software, wie sie die Archivarin verwendet, recht simpel. „Es gibt unterschiedliche Programmeangebote, die heutzutage die Archivierung verschiedenster Archivalien, ob zum Beispiel Fotografien, Akten, Urkunden oder Videos, ermöglichen. Wir haben uns für ActaPro von Startext entschieden. Ob nun diese oder jede andere, eine Archiv-Software ist sich als eine Sammlung von Steckbriefen vorzustellen. Zu jeder Archivalie wird ein Merkblatt erstellt, in dem die wichtigsten Informationen hinterlegt werden.
Die wichtigsten Eingabefelder bei diesem Steckbrief sind dabei schnell erklärt.
Verzeichnungseinheit: Jeder Archivalie wird ein Steckbrief zugeordnet. Der heißt in der Fachsprache „Verzeichnungseinheit“.
Signatur: Jede Archivalie erhält zu ihrer Wiederkennung eine Bezeichnung, damit sie bei all den tausenden von Einträgen wiedergefunden werden kann. In der Beispielabbildung heißt diese „FO 6000058“. FO = Abkürzung für Foto, da es sich um eine Fotografie handelt. „60“ steht für die Sammlung der Fotografien, zu der alle Fotos zum Heimatmuseum Merzenich gehören. „00058“ ist die einzelne Nummer, die das digitalisierte Bild trägt.
Titel: Jede Archivalie trägt einen Titel. Gibt es mehrere Fotos, die zusammengehören, können sie auch ein und denselben Titel tragen.
Laufzeit: Die Laufzeit einer Archivalie bezeichnet den Zeitraum, in dem sie entstanden ist. Eine Akte, die über mehrere Monate angelegt wurde, hat natürlich eine längere Laufzeit als eine Fotografie. Im gezeigten Beispiel entstand die Fotografie im Juli 1986.
Inhalt: Wichtig ist natürlich zu wissen, was auf der Archivalie zu finden ist. Im Fall der Fotografie wird bei einer Inhaltsangabe beschrieben, was und wer zu sehen ist.
Thesaurus: Ein Thesaurus ist eine wissenschaftliche Wortschatzsammlung. Bei der Archivsoftware gibt es drei dieser Sammlungen – Orts-, Personen- und Sach-Thesaurus. In dieser sammelt der Archivar die Ortsangaben (z.B. die Bergstraße in Merzenich), Personennamen (z.B. Hubert Böhr) und Sachangaben (z.B. Bauernhof), die immer wieder in den Archivalien genannt werden bzw. zu sehen sind. Gibt es nun eine Archivalie, in der z.B. die Bergstraße zu sehen ist, muss die Angabe nicht händisch in den Steckbrief eingetragen werden, sondern die Ortsangabe wird aus dem Thesaurus eingefügt und als ein Schlagwort hinterlegt. Der Vorteil ist hierbei eine einheitliche Verschlagwortung, die bei der späteren Suche dem Benutzer hilft. In der Suchfunktion kann der Interessierte unter anderem nach Schlagworten suchen und sich zum Beispiel alle Archivalien, die im Zusammenhang mit der Bergstraße stehen, anzeigen lassen.